Aviso de privacidad

1. Responsable del tratamiento

Quién es el responsable de tus datos depende de cómo nació tu cuenta, y la diferencia importa para saber a quién dirigir una solicitud.

Si te registraste directamente en el sitio, firm.la es el responsable del tratamiento de tus datos personales.

Si tu cuenta te la otorgó una institución, esa institución es la responsable de los datos y de los documentos que administra, y firm.la actúa como encargado, tratándolos únicamente por cuenta de ella y conforme al contrato celebrado entre ambas. En ese caso la institución mantiene su propio aviso de privacidad.

En todos los casos firm.la es responsable de los datos que necesita para operar la plataforma: autenticación, facturación, seguridad y evidencia.

Domicilio y contacto para efectos de este Aviso: [email protected].

2. Datos personales que se recaban

Datos de identificación: nombre, cargo, área de adscripción y, en su caso, identificador institucional.

Datos de contacto: correo electrónico y, si lo proporcionas, número telefónico.

Datos de autenticación: usuario y contraseña resguardada con un algoritmo de derivación de clave; nunca se guarda la contraseña en claro.

Datos de la firma: imagen de tu firma autógrafa digitalizada cuando decides guardarla para reutilizarla, el certificado de firma electrónica avanzada cuando se utiliza, y el registro de cada acto de firma.

Datos técnicos de evidencia: fecha y hora, dirección IP y agente de navegación del momento en que firmas, en que otorgas tu consentimiento y en que aceptas estos documentos legales, junto con la huella criptográfica del documento firmado. Estos datos no son accesorios: son parte de la prueba de que la firma la hizo esa persona, en ese momento y sobre ese documento.

Datos de facturación en las membresías de pago: razón social o nombre, domicilio y registro fiscal. Los datos de la tarjeta los recaba y resguarda directamente el procesador de pagos; firm.la no los almacena.

Datos de operación del correo: entregas, rebotes, quejas y bajas asociadas a tu dirección, necesarios para dejar de escribir a buzones que rechazan el correo.

3. Datos sensibles

La plataforma no requiere datos personales sensibles para su operación y no los solicita.

Si quien carga un documento los incorpora en su contenido, su tratamiento corresponde a esa persona o institución bajo su propia responsabilidad y su propio aviso de privacidad.

4. Finalidades primarias

Crear tu cuenta, autenticarte y controlar tu acceso según el rol asignado.

Procesar documentos, enrutarlos a firmantes y colaboradores y emitir el documento firmado.

Generar y conservar la evidencia que sustenta la validez jurídica de la firma.

Notificar los eventos del flujo por correo electrónico y dentro de la plataforma, y gestionar la entregabilidad de ese correo.

Facturar y cobrar la membresía contratada.

Prevenir fraude y abuso: control de intentos de acceso, verificación del correo y detección de uso indebido del canal de envío.

Atender solicitudes de soporte y cumplir obligaciones legales.

5. Finalidades secundarias

Elaborar estadísticas agregadas y disociadas sobre el uso de la plataforma para mejorar el servicio.

Enviarte información sobre funciones nuevas o cambios de producto.

Puedes manifestar tu negativa a estas finalidades escribiendo a [email protected], o dándote de baja con la liga que acompaña a cada correo informativo, sin que ello afecte la prestación del servicio ni los avisos indispensables de la operación.

6. Encargados y transferencias

No se venden datos personales ni se transfieren a terceros con fines de mercadotecnia propia o de terceros.

Para prestar el servicio se recurre a encargados que tratan los datos únicamente por cuenta de firm.la, bajo acuerdos de tratamiento de datos y con prohibición de usarlos para fines propios: un proveedor de infraestructura y almacenamiento en la nube, un proveedor de envío de correo transaccional y un procesador de pagos para las membresías de pago. Algunos de ellos operan infraestructura fuera del territorio nacional, lo que implica una remisión internacional de datos sujeta a esos mismos acuerdos.

Puede comunicarse información a autoridades competentes cuando exista un requerimiento fundado y motivado, y realizarse las transferencias que la Ley permite sin requerir tu consentimiento.

7. Derechos ARCO

Tienes derecho a acceder a tus datos personales, a rectificarlos cuando sean inexactos, a cancelarlos cuando consideres que no se requieren y a oponerte a su tratamiento.

Si te registraste por tu cuenta puedes ejercer el acceso y la cancelación directamente desde la plataforma, en la pantalla de configuración de tu cuenta: ahí descargas una copia de tus datos en un archivo y ahí puedes solicitar la eliminación de tu cuenta, sin trámite ni espera.

También puedes enviar tu solicitud a [email protected] indicando tu nombre, el medio para recibir la respuesta, los documentos que acrediten tu identidad y la descripción clara de los datos y del derecho que deseas ejercer. La respuesta se emite en los plazos que fija la Ley.

Si tu cuenta pertenece a una institución, dirige tu solicitud a la institución responsable; firm.la, como encargado, la canalizará a quien corresponda.

La cancelación no alcanza a la evidencia de las firmas ya emitidas: el nombre y los datos de quien firmó quedan en el documento firmado y en su bitácora, porque eliminarlos destruiría la prueba de validez de un acto jurídico ya concluido y afectaría derechos de terceros. Lo que sí se elimina o anonimiza es tu cuenta, tus borradores sin enviar, tu firma digitalizada guardada y tus preferencias.

8. Revocación del consentimiento

Puedes revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de tus datos por los mismos medios previstos para los derechos ARCO.

La revocación no aplica sobre la evidencia de firmas ya emitidas ni sobre los datos cuya conservación imponga una obligación legal, contable o fiscal.

9. Limitación del uso y divulgación

Puedes solicitar que tus datos dejen de utilizarse para las finalidades secundarias escribiendo a [email protected], o usando la liga de baja de cualquier correo informativo.

Tu dirección también puede incorporarse a un padrón interno de supresión para dejar de recibir correo de la plataforma; ese padrón existe precisamente para respetar la baja.

10. Cookies y almacenamiento local

La plataforma utiliza una cookie de sesión indispensable para mantener tu acceso autenticado y para la seguridad de la navegación.

No se utilizan cookies de publicidad ni de seguimiento entre sitios.

El almacenamiento local del navegador se emplea únicamente para preferencias de interfaz.

En los formularios públicos puede emplearse un servicio de verificación antiautomatización del proveedor correspondiente, que coloca sus propias cookies con la finalidad de distinguir a una persona de un programa.

11. Medidas de seguridad

Se aplican medidas administrativas, técnicas y físicas para proteger los datos: cifrado del tráfico, resguardo de contraseñas con algoritmos de derivación de clave, control de acceso por rol, aislamiento por inquilino, límite de intentos de acceso y bitácora encadenada de los actos de firma.

Las llaves privadas de firma electrónica avanzada no se almacenan en la base de datos de la aplicación.

Ningún sistema es invulnerable; ante un incidente de seguridad que afecte de forma significativa tus derechos se te informará conforme a la Ley.

12. Plazos de conservación

Datos de la cuenta: mientras la cuenta esté vigente. Al eliminarla se anonimizan los datos de identificación y se borran la firma digitalizada guardada, las preferencias y los tokens de acceso.

Documentos firmados y su evidencia —bitácora, consentimiento, sellado y huella—: se conservan de forma indefinida, salvo instrucción contraria del responsable institucional, porque son la prueba de validez del documento y pueden ser requeridos años después.

Borradores nunca enviados: se eliminan al cumplirse el plazo de conservación de la membresía, con aviso previo por correo. En la membresía gratuita ese plazo es de 90 días.

Registros de seguridad y de acceso: por el tiempo necesario para investigar incidentes y acreditar el cumplimiento.

Datos de facturación: por los plazos que impone la legislación fiscal.

Padrón de supresión de correo: de forma indefinida, porque borrarlo equivaldría a volver a escribirle a quien pidió no recibir correo.

13. Autoridad en materia de protección de datos

Si consideras que tu derecho a la protección de datos personales ha sido lesionado, puedes acudir ante la autoridad federal competente en la materia.

Por la reforma constitucional de 2024 y la nueva Ley publicada en el Diario Oficial de la Federación el 20 de marzo de 2025, el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales fue extinguido y sus atribuciones en esta materia pasaron a la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno del Gobierno Federal.

Antes de presentar una solicitud o un procedimiento, verifica en el Diario Oficial de la Federación la denominación, el domicilio y el procedimiento vigentes de la autoridad y de su reglamento, que al momento de esta versión seguían en proceso de publicación.

14. Cambios al Aviso y contacto

Cualquier modificación a este Aviso se publicará en esta misma página, indicando su fecha de última actualización y su versión; los cambios relevantes se comunican además por correo o dentro de la plataforma.

Para cualquier solicitud o duda relacionada con tus datos personales, escribe a [email protected].